MARIBEL GOMEZ
OPERACIONES CON ARCHIVOS
Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir,
nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin
problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel. Básicamente
todas estas operaciones se encuentran en el menú Archivo.
3.1. GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJOS
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos
poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin,
realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo
en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar.
Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:
1. Guardar como: Cuando se guarda un archivo por
primera vez, o se guarda una copia de uno existente.
2. Guardar: Cuando guardamos los cambios que
haya podido sufrir un archivo, sobre escribiéndolo.
Para almacenar el archivo asignándole un nombre:
Haz clic el menú Archivo y elige la
opción Guardar como...
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Si
el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el
recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el
botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo,
modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario
si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado,
sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos:
Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu
trabajo. Para ello deberás utilizar el explorador que se incluye en la ventana.
En el recuadro Nombre de archivo, escribe el
nombre que quieres ponerle a tu archivo.
Y por último haz clic sobre el botón Guardar.
Para guardar los cambios realizados sobre un archivo:
- Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.
- O bien, haz clic sobre el botón Guardar de
la Barra de Acceso Rápido. También puedes utilizar la combinación
de teclas Ctrl + G.
- Si tratamos de guardar un archivo que aún no ha sido
guardado nunca, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que
nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.
- Si deseas más información sobre cómo guardar documentos,
copias de seguridad y proteger libros: .
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo,
convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La
operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del
documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.
Una de ellas consiste en
utilizar el menú Archivo
Selecciona el menú Archivo y elige la
opción Cerrar.
En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado
una modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos un
cuadro de diálogo que nos dará a escoger entre tres opciones:
- Cancelar:
El archivo no se cierra.
- Guardar: Se guardan los cambios y luego se
cierra el archivo. Si aún no se había guardado aparecerá el cuadro Guardar
como para asignarle un nombre y ubicación.
- No guardar: Se cierra el archivo sin guardar
los cambios realizados desde la última vez que guardamos.
Otra forma consiste en
utilizar el botón Cerrar de la
barra de menú, que está justo debajo del botón que cierra Excel.
Si lo que cierras es la aplicación, ya sea desde el
menú o desde el
botón Cerrar,
se cerrarán todos los libros que tengas abiertos, en caso de que
estés trabajando con más de uno. El funcionamiento será el mismo, si algún
libro no ha guardado los cambios se mostrará el mismo cuadro de diálogo para preguntarnos
si queremos guardarlos.
3.3. Empezar un nuevo libro de trabajo
Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro
de trabajo vacío, pero supongamos que ya estamos trabajando con un documento y
queremos crear otro libro nuevo. Ésta operación se denomina Nuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberás
seguir los siguientes pasos:
Selecciona el menú Archivo y
elige la opción Nuevo.
O bien utilizar la
combinación de teclas CTRL+U.
Se mostrará, a la derecha del menú, un conjunto de opciones:
Lo habitual será seleccionar Libro en blanco en
la lista de opciones y a continuación hacer clic en Crear, en el
panel situado más a la derecha.
Pero también podemos partir de una plantilla, en vez de un
libro en blanco. Si quieres aprender cómo utilizarlas, visita el siguiente
avanzado.
Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya
guardado, la operación se denomina Abrir.
Para abrir un archivo ya existente selecciona la
opción Abrir del menú Archivo.
Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:
Explora
tus carpetas hasta encontrar el libro que te interesa, selecciónalo con un clic
y después pulsa el botón Abrir.
Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que buscas
hay muchos otros archivos, puedes optar por escribir el Nombre de
archivo en el recuadro. A medida que vayas escribiendo, se mostrará un
pequeño listado de los archivos que coincidan con los caracteres introducidos.
Simplemente haz clic sobre él.
Diciembre - 2021
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